Переписка и звонки на английском языке

В работе с иностранными партнерами очень важно первое впечатление. Получив от вас письмо-запрос, коммерческое предложение или телефонный звонок, они в первую очередь обратят внимание на грамотность и знание делового этикета. Правила делового общения несколько различаются от страны к стране, и мы готовы помочь вам в этом нелегком деле - поделившись собственным опытом или взяв на себя переписку и звонки Вашим иностранным партнерам.
Для успешного общения с коллегами/клиентами из других стран необходимо не только соблюдать стандартные правила делового этикета, но и учитывать культурные особенности страны. Однажды мы неудачно позвонили в индийскую компанию: оказывается, в послеобеденное (вполне рабочее для нас) время индийцы предпочитают отдыхать, и нужный нам человек был крайне недоволен тем, что его разбудили на рабочем месте. Еще один случай: было запланировано около 20 звонков в Великобританию, и все оказались неудачными - ни в одной из компаний не сняли трубку. Мы проверили IP-телефонию - все исправно работает; мы уточнили часы работы компаний - все в порядке - звоним в рабочее время. Причина оказалась до смешного проста - в этот день проходил общенациональный праздник - День рождения Королевы... Эти ситуации послужили нам хорошим уроком, и впредь мы старались лучше готовиться к звонкам.

Несмотря на то, что наши ассистенты в основном выполняют задания по ведению переписки и совершению звонков на английском языке, при необходимости можем подобрать фрилансера - специалиста по общению на любом другом языке. Например, одним из наших заданий было найти переводчика для ведения деловой переписки на шведском языке, с чем мы успешно справились, обратившись к специалисту в нашем городе (томские расценки на услуги перевода выгодно отличаются от столичных).

Предлагаем Вам рассмотреть основные принципы выполнения заданий по переписке и звонкам на иностранном (английском) языке.

1. Переписка
Принимая от Вас задание по ведению переписки на иностранном языке, ассистент обязательно уточнит следующие вопросы:
  • рекомендации по переводу имен, названия компаний и организаций - транслитерация/транскрипция (например, если ваша компания называется "Качество" - транскрибируем и получаем "Kachestvo" / переводим и получаем "The Quality")?
  • какую контактную информацию указывать в подписи (только ваши контакты или "Ассистент + ваши контакты")?
  • сроки реагирования на поступающие письма (например, если в течение 6 часов от вас не поступает ответа на переданное вам письмо, ассистент отправляет зарубежному корреспонденту вежливое письмо-уведомление типа "мы ответим Вам как можно скорее")
2. Звонки
Для совершения звонков за рубеж мы используем тарифные планы Skype "Европа" или "Мир" - их стоимость составляет от 300 до 750 руб/мес. Также существуют тарифные планы для отдельных стран - с удовольствием поможем вам с выбором наиболее подходящего плана (подписки). Если мы будем звонить со своего, корпоративного, аккаунта Skype, то 1 минута разговора будет стоить для вас 10 руб. Если же ассистент будет совершать звонки с оплаченного вами аккаунта Skype с соответствующей подпиской, никакой дополнительной платы взиматься не будет.

При подготовке к выполнению задания ассистент также уточнит у вас:
  • как следует поступать с переводом имен, названиями компаний
  • как следует представляться (Ольга, ассистент руководителя компании "Качество" / Ольга, компания "Качество")
  • в каком виде представлять результаты звонков (чаще всего, это таблица Excel, лучше общего доступа - в GoogleDocs)
В любом случае вам будут предоставлены все записи разговоров - для проверки их содержания и длительности.

Общение с иностранцами - интересная и приятная работа, потому что у них можно поучиться пунктуальности и вежливости. Можете быть уверены: общение с вашими зарубежными контрагентами будет проведено на высоком уровне, поскольку все, что делается с интересом - делается на порядок лучше!
Показать еще
Made on
Tilda