О взаимозаменяемости в бизнесе

В этой заметке я расскажу о том, как построить бизнес и стать свободным от него на примере своего личного опыта. А также приведу примеры нескольких конкретных инструментов для создания успешного дела (часть из них - чисто технические, софт).
Зачем нужна взаимозаменяемость?
При создании своего первого бизнеса - удаленные ассистенты "Смартфилд" - я планировал, чтобы любой сотрудник был заменим. Даже я сам. Когда на первом Дне рождение нашей компании я объявил о том, что ухожу с поста гендиректора и передаю эту должность своему партнеру Максу, сотрудники очень удивились и даже испугались. "Как же мы теперь будем работать?", - спрашивала наш ключевой менеджер Юлия.

А через 3 месяца от нас ушла и сама Юлия со словами: "Я поняла, что офисная работа не для меня, и уезжаю работать в Уссурийский заповедник". К слову, и там Юлия не задержалась - уехала на полгода в Индию строить ашрам, а по последним новостям она приняла постриг.

С одной стороны, мы расстроились, что от нас уходит такая талантливая девушка, но с другой - спокойно к этому отнеслись, поскольку свобода - одна из важных корпоративных ценностей. Если сотрудник предупреждает нас об уходе за 2 недели и завершает все свои дела, то мы пишем ему хорошую рекомендацию.

Я рад, что Юлия определилась со своими жизненными ценностями. Мне в этом плане (определить ценности, расставить приоритеты) очень помогла третья глава из книги "Тайм-драйв" Глеба Архангельского, а также общение с великими людьми.

Скажу честно, уход генерального директора и ключевого менеджера для нового руководства компании прошел очень тяжело. Тем более, что компания была еще очень молодой, и некоторые правила менялись чуть ли не каждый месяц. Но то, что при этом большинство наших клиентов даже не почувствовали изменений и мой уход никак не сказался на качестве услуг, я считаю своей небольшой победой.
Элементы построения такой системы: наш подход
1
Правильные люди (партнеры и сотрудники)
Когда я отрывал бизнес, я очень долго размышлял, кого же взять в партнеры. Прислушивался к своему сердцу и свои чувствам: приятно ли мне работать с этими людьми, могу ли я им доверять, будут ли они прикладывать усилия для развития бизнеса, уважаем ли мы жизненные ценности друг друга?

Мне повезло: Макс и Саша замечательные партнеры. Еще ни один вопрос мы не решили без консенсуса. Все мы адекватно воспринимаем критику, знаем, что все мы люди и все ошибаемся, понимаем, что надо прислушиваться к мнению партнеров - и таким образом мы страхуем друг друга от ошибок. Да, иногда неприятно признавать собственные ошибки, но для пользы бизнесу это необходимо.

Мы очень тщательно подходим к подбору сотрудников. Это должны быть такие люди, которые хотят делать что-то полезное для общества (компании, своих коллег, клиентов), ответственно подходят к своей работе. Двое наших первых сотрудников Наталья и Ольга вложили свою душу в "Смартфилд". Компания в том виде, в котором она существует сейчас - это в значительной степени их заслуга.

2
Фиксация всей информации в общем доступе
Информация по работе с клиентами у нас фиксируется в "Мегаплане" настолько детально, что если какой-либо сотрудник внезапно простудится и не сможет выйти на работу, другой - продолжит его работу, потратив всего 10-20 минут на знакомство с задачей. Сохраняются даже все записи телефонных разговоров, чтобы можно было точно узнать, какая была договоренность с клиентом.

В работе мы отказались от Ворд-документов - все фиксируется только в Гугл-документах и только с общим доступом. Любой сотрудник может через поиск по Гугл-документам получить нужный ему отчет или таблицу с контактной информацией. Все нужные файлы сохраняются только на сетевом диске, который также всем доступен. Для профилактики несколько раз в год проводится форматирование дисков всех рабочих ПК, чтобы все знали: единственное место для хранения файлов - сетевой диск.

Документы, необходимые учредителям компании, мы храним в общей папке Dropbox. Там же у нас хранятся все пароли в зашифрованном виде. При помощи "Мегаплана", Гугл-документов, Dropbox, облачной бухгалтерии от "Контура", Онлайн-банка мы можем управлять компанией из любой точки мира.

Отпуска - замечательное время не только для сотрудников, но и для бизнеса: сотрудники приводят свои задачи в порядок, а руководство проверяет, насколько детально сотрудник фиксирует всю информацию. Если сотрудник ушел в отпуск и работа по его задачам не остановилась, то этот сотрудник все сделал правильно. Эта установка касается и дирекции.

3
Удобное хранилище инструкций и описание бизнес-процессов
Все любят Википедию - там есть ответ почти на любой вопрос. Мы создали свою "википедию", дающую ответы почти на все вопросы, которые интересуют сотрудников. До создания такой базы наши сотрудники отвлекали вопросами, пусть даже и рабочими, своих коллег - ассистентов, менеджеров и дирекцию.

Наша база инструкций создана на основе сайтов Google (идею подала статья с Хабра). В "Мегаплане" мы разместили ссылку на инструкции и создали задачу по заполнению инструкций, в которой отписываются все сотрудники.
Сотрудник, к которому адресован вопрос, произносит ответ и просит спрашивающего его коллегу занести этот ответ в инструкции, чтобы ему не пришлось еще раз отвечать на этот же вопрос. Заодно отвечающий сможет проверить, правильно ли его поняли. Наши инструкции выглядят примерно так.
Одна из самых потрясающих функций этих инструкций - полнотекстный гугл-поиск по ним. Например, можно ввести запрос "как принимать звонки", и поиск выдаст наиболее подходящие статьи.

Инструкции доступны со всех электронных адресов, которые мы используем в компании, и закрыты для доступа извне. Редактировать и дописывать инструкции так же легко, как пользоваться Word или Гугл-документами.
Что получили в итоге
Наша компания существует уже два года, и система взаимозаменяемости сотрудников продолжает развиваться. В середине сентября этого года мои партнеры Макс и Саша уезжают в отпуск на 2 недели. Я оставался в городе и хотел их подменить, но оказалось, что подменять их не в чем - вся система отлично работает без них, а обязанности директоров можно без проблем передать рядовым сотрудникам. Это уже победа нового руководства, а я радуюсь тому, какие у меня отличные партнеры.

Многие предприниматели создают бизнес, чтобы быть свободными, но потом оказывается, что они променяли 8-часовой рабочий день с понедельника до пятницы на 12-часовой рабочий день 7 дней в неделю и не смолкающий телефон даже по вечерам и выходным.

Я смог отойти от дел, и при этом бизнес удаленных ассистентов продолжает успешно развиваться и приносит мне доход. Сейчас я, запуская свой второй бизнес - Supl.biz, электронную торговую площадку для малого бизнеса, собираюсь повторить этот путь второй раз - уже сейчас готовлю исполнительного директора, который через полгода-год заберет большую часть забот на себя.
Made on
Tilda