Назначение встреч, ведение деловой переписки

О деловой переписке, этике делового общения опубликовано достаточное количество материалов для того, чтобы их освоить. Правда, успешное применение теории в работе и жизни мы наблюдаем далеко не всегда. Многие сотрудники почему-то пренебрегают "деловыми" правилами. Это может быть связано с не очень хорошим знанием русского языка, средой или просто отсутствием мотивации.
Какие же бывают встречи и как их назначить?
Отвечаем: деловые и не только.
  • Встреча с клиентом по результатам "холодных" звонков: ее назначить просто, главное - поручить это специалисту по телемаркетингу.
  • Встреча с партнером (действующим или потенциальным): нужно подготовиться и пригласить партнера прямо в офис или забронировать столик в ресторане.
  • Встреча с другом или любой другой симпатичной вам персоной: следует определиться с целью, временем и датой встречи (возможно, понадобится изучить афишу мероприятий) и быть готовым к импровизации в случае неожиданного отказа.
При назначении встреч могут возникнуть только 3 сложности:
1
Ваш партнер для встречи не соглашается встречаться с вами вообще (чаще всего это наблюдается в общении с потенциальными клиентами или с любимым человеком - после того как вы поругались)
2
Вы не можете дозвониться, чтобы попробовать договориться о встрече
3
Вы и ваш партнер рады встретиться друг с другом, но из-за вашей общей загруженности дату-время встречи подобрать уже который день не удается
Каждое из затруднений доставит вам меньше всего хлопот, если вы делегируете эту рутинную коммуникацию удаленному ассистенту.

В первом случае для этого нужен сценарий звонка (мы можем составить его сами на основе любой информации по этой теме, которую получим от вас).

Во втором - нам необходимо узнать контактные данные и цель звонка.

Ну, и в третьем - сообщите нам, когда вы будете готовы к встрече, а мы уже о ней договоримся. Считается, что если встречу назначает ассистент, то в глазах вашего окружения и возможных собеседников вы становитесь еще более важным и интересным человеком, который не растрачивает свое время попусту :)

Помимо личных контактов, есть еще один популярный вид делового общения - переписка. Безусловно, вы с достоинством можете вести ее сами. Но бывают ситуации, когда письма с невероятной скоростью поступают на ваш электронный адрес, и вы просто не успеваете ответить оперативно всем адресатам. К тому же, может случиться так, что вам будут писать в течение 24 часов и ждать мгновенного ответа, совсем не учитывая, что вы можете быть заняты чем-то другим или не имеете возможности проверить почту.

Для этой проблемы почтовые службы уже нашли решение - установить автоответчик с тем текстом, что подготовите вы сами. Как правило, такой способ используют банки, различные агентства, настроив автоответ типа "Ваша заявка принята. Наши специалисты обязательно свяжутся с вами в ближайшее время". Но и этого бывает недостаточно! Клиенты любого интернет-магазина, например, будут рады, если им перезвонят сразу же после получения письма, зададут вопросы или просто сообщат о предполагаемой дате выполнения заказа - пусть и письмом.

Стоит заметить, что письма, которые отправляются с корпоративных адресов, не всегда соответствуют этикету делового общения. Это проявляется в словах, которые подобраны (в лексике), в пунктуации, подписи... Многие вовсе не используют "формулы вежливости", без которых текст письма становится скучным и "сухим".

И поэтому мы снова напоминаем вам о том, что готовы в любую рабочую минуту придти к вам на помощь и:
  • отредактировать текст письма, уже созданный вами,
  • вести переписку на должном уровне с вашими клиентами или партнерами на постоянной основе,
  • периодически проверять вашу почту (например, пока вы в командировке или просто отдыхаете), оперативно сообщать вам о важных письмах и, с вашего позволения, отвечать адресатам.
P.S. Коммуникация - страшная сила.
Показать еще
Made on
Tilda