Удаленные стервятники

Существует странное явление, проявляющееся среди предпринимателей, когда они начинают делегировать задачи и проекты удаленным ассистентам: они становятся удаленными стервятниками. Давайте взглянем на типичное поведение этих руководителей.

Удаленные стервятники, как известно, используют программное обеспечение для мониторинга компьютера удаленного ассистента, чтобы узнать, работает ли он или она. Предприниматель испытывает постоянное беспокойство и думает: "Почему я нанял ассистента, когда я мог легко самостоятельно заниматься этой работой?" или: "Я действительно надеюсь, что он сейчас всё не испортит". Хуже всего то, что предприниматели постоянно прерывают удаленных ассистентов, чтобы спросить, нужна ли ему какая-либо помощь, даже если они этого не просили.

Когда такой тип мышления укрепится, подключение синдрома отличника останется лишь вопросом времени, и вы начнете говорить себе: "Наверное, мне стоит отказаться от услуг удаленных ассистентов и вернутсяся к тому, как я раньше вел дела, занимаясь всем самостоятельно. Я могу сделать это лучше и быстрее, чем кто бы то ни был. И даже если я не знаю, как делать что-то, я всегда могу научиться и сэкономить кучу денег! К тому же, кто знает, действительно ли ассистент выполняет все те задачи, что я обозначил? Мне стоит внимательнее за ним следить."

И вот как возникает виртуальный стервятник. Он расправляет свои крылья и парит над каждым движением, которое делает команда ассистентов. Единственное, что этим достигается - недостаток доверия, которое в конечном итоге не позволит удаленным ассистентам выполнять задачу должным образом.

Это не означает, что вам нужно просто поставить задачу и уйти - потому что это так же плохо. Вместо этого, вам необходимо разработать процесс управления, который включает:

  • четкую цель - неопределенность является вашим врагом;
  • примеры того, что вы хотите;
  • контрольные точки, которые помогут вам отследить, в каком направлении движется ассистент;
  • свобода действий ассистента.

Давайте подробнее рассмотрим каждый из пунктов.
#1. Четкая цель
Если вы не можете сформулировать, чего хотите, не ожидайте, что ассистент даст вам то, что нужно. Да, иногда вы действительно не знаете, в чем именно нуждаетесь, потому и нанимаете удаленного ассистента, чтобы обозначить работу и сформировать идеи. В таком случае вам нужно понять несколько вещей:

  • Не ждите, что ассистент поймет все верно с первого раза. Если вы предлагаете ему несколько идей и просите поработать над ними, поймите, что ваша первая фаза - процесс исследования, где ассистент сможет точно определить, что вы хотите.

  • Даже если ваш ассистент формирует вам идеи и концепции развития, вы все еще несете ответственность за направление и сужение процесса до четкой цели.

Ниже перечислены несколько советов по разработке и выполнению четких задач и проектов для вашего ассистента:

  • Используйте ключевые пункты, которые помогут вам составить чек-лист для ассистентов.

  • Спросите себя, как проект или задача могут быть измеримы. Сколько страниц должен содержать ваш сайт? Каким цветом вы видите ваш логотип? Какие именно пять пунктов должна содержать статья? Какова будет длительность видео?

  • Поделитесь общими целями. Даже если ваш ассистент работает над маленькой составляющей большого проекта, к примеру, занимаясь графическим дизайном и разработкой контента для вашего веб-сайта, будет полезно поделиться с ним общими целями компании. Дайте понять ассистенту, в чем именно заключается цель создания сайта, и опишите ему идеального клиента. Все эти подсказки повлияют на результат вашего проекта

#2. Примеры того, что вы хотите
Как только у вас появится четкое представление о задаче, ваш следующий шаг - предоставить удаленному ассистенту примеры того, что вы хотите.

Предоставить ассистенту примеры равнозначно, что дать ему цель для стрельбы. Вам судить, попал ли он в глаз быка, но по крайней мере стрелять он будет в правильном направлении. Приведите примеры всего, что в ваших силах, используя любые методы. Это значит, что вы можете:

  • Сделать фотографию упаковки товара и использовать это в качестве примера, каким вы хотите видеть цифровое изображение продукта.

  • Прислать ассистенту ссылку на недавно прочитанную статью, выделив в ней плюсы и минусы и уточнив, какие аспекты должна включать в себя статья, заказанная вами.

  • Прислать ассистенту YouTube видео как пример редактирования, который вы хотите.

  • Использовать флаер в качестве примера макета вашего будущего сайта.

  • Если вы увидели на одежде или машине цвет, который вам нравится, сделайте фотографию, чтобы ассистент мог использовать это для дизайна логотипа или картинки.

  • Если вы услышали песню, которая отлично подойдет для заставки вашего видео ролика, пришлите ее ассистенту и попросите его найти что-то похожее, что можно использовать в процессе обработки.

#3. Контрольные точки
Как уже говорилось ранее, последнее, что вы захотите сделать, это поставить задачу и уйти прочь, ожидая, что все решится само. Возникают сотни - если не тысячи - решений в процессе создания чего-либо, а потому можно легко сойти с назначенного пути. Контрольные точки - самый мощный инструмент, который поможет сдерживать в себе удаленного стервятника, потому что предоставляет вам четкую картинку того, как обстоят дела с вашим проектом.

Так же, как скалолазы устанавливают несколько предохранительных крючков в процессе подъема для предотвращения свободного падения, вы можете использовать контрольные точки для предотвращения больших ошибок и неудач в вашем проекте.

Контрольные точки полезны как для удаленных ассистентов, так и для вас в качестве аутсорсера. Процесс заставит вас разложить задачу или проект на небольшие составляющие, что поможет вам сфокусироваться на своей цели.

Но подождите! Что, если вы действительно не понимаете процессы выполнения задачи? Как вы сможете обозначить контрольные точки в области, в которой абсолютно не разбираетесь?

К примеру, вы работаете с ассистентом над созданием программного обеспечения, скажем, мобильного приложения. Вы точно знаете, какими именно функциями оно должно обладать, но понятия не имеете, что включает в себя сам процесс разработки.

Представленные ниже подсказки помогут вам в определении руководящих принципов для контрольных точек:

  1. Обозначьте как можно яснее свои желаемые цели и результаты. Что именно должно делать приложение? Каким уровнем владения должен обладать пользователь? Эти нетехнические вопросы в конечном счете направят разработчика.

  2. Разместите свою задачу на сайтах фрилансеров и задайте тем, кто разбирается в данной теме, следующие вопросы:

  • Сколько времени займет выполнение проекта?

  • Поделите проект на определенные шаги. Сколько времени займет выполнение каждого шага?

Таким образом, вы позволите вашему потенциальному ассистенту сказать, сколько времени необходимо на задачу и какие самые важные контрольные точки должны присутствовать


#4. Свобода действий ассистента
Как только вы предоставите ассистенту четкую цель, примеры того, чего хотите, и несколько контрольных точек, ваш следующий шаг - отойти в сторону. Вы наняли человека выполнить определенную работу и нести ответственность за качество исполнения. Настало время отпустить своего удаленного ассистента и посмотреть, что он будет делать с предоставленной свободой.

Укладывается ли ассистент по времени? Обращается ли он с вопросами, если сталкивается с затруднениями? Или же ждет следующей контрольной точки, только чтобы сообщить, что задание не выполнено, потому что он его не понял?

Вы не увидите перечисленные выше привычки, если являетесь удаленным стервятником. Вы нанимаете человека за его время, таланты и способность действительно выполнять работу. Нет смысла держать в команде талантливого человека, который потребует постоянного контроля за исполнением задачи.

Помимо сказанного, перечислим вам несколько советов для руководства вашим удаленным ассистентом:

  • Позвольте ассистенту обращаться к вам с любыми вопросами в любое время. Дайте ему понять, что если вопросов не поступает, то вы ожидаете хорошо выполненную задачу в соответствии с графиком контрольных точек.

  • Если ваш ассистент не успевает к контрольной точке, выясните, что именно послужило причиной. Спросите, сколько времени ему потребуется для того, чтобы уложиться в срок к следующей контрольной точке.

  • Если ваш ассистент не предоставил результаты работы к моменту контрольной точки и не предупредил вас об этом, не пытайтесь с ним связаться. Подождите, пока он сам свяжется, и незамедлительно перейдите к вопросу пропущенной встречи. Дайте ему понять, что вы ожидаете в следующий раз другую контрольную точку.
Данные советы позволят вам быть честным менеджером, которому не придется злиться или прибегать к жестким словам для того, чтобы работа была выполнена.

Если вы замечаете за собой неоднократные вспышки гнева к ассистенту относительно его работы, настало время расстаться с ним. Нет необходимости использовать гнев для исполнения задачи, так как существует слишком много отличных ассистентов, которые смогут с этим справиться, и SmartField с легкостью вам поможет.
Показать еще