Как удаленные ассистенты 4 года помогают в организации всероссийского мероприятия

Условия:

Один из ведущих университетов Сибири ежегодно организует форум молодых ученых. На базе этого мероприятия проводится командная игра для школьников со всей России.

И вот уже на протяжении нескольких лет ассистенты "Смартфилда" помогают учебному заведению, выполняя каждый год разные задачи, чтобы юные интеллектуалы успешно прошли игру и остались довольны проведенным с пользой временем.
Процесс выполнения:

Так, в 2014 году нам было поручено несколько заданий.

Для проведения любого мероприятия нужны положения и прочие нормативно-правовые документы. Одним из первых заданий стало составление договора с администрацией Томской области. Суть договора в целях конфиденциальности мы, естественно, озвучивать не будем, но у нас в штате есть юрист, который и выполнил данное поручение.

До старта мероприятия ассистенты должны были подготовить макет сертификата на участие в интеллектуальных соревнованиях. Наш штатный дизайнер на основе общего плаката сделал замечательные шаблоны, которые впоследствии вручались командам.

Также необходимо было разработать макет бланков для записей и контрольных листов. После согласования всех деталей и пожеланий клиента, задача была выполнена на отлично! И в очень короткие сроки.
Помимо задач исполнительских, нам доверили и самую важную креативную часть - составить задания для игроков. Для этого мы выбрали самых лучших ассистентов и приступили к работе.

  • На основе предоставленных видеоматериалов нужно было составить вопросы. Мы проработали 4 видеоролика и составили 120 вопросов, где из 6 вариантов нужно было выбрать только единственный верный.

  • Составить загадки для локаций. Нам был дан список мест, где будут точки квеста, научные направления и безграничная фантазия. Ассистенты разработали 20 уникальных вопросов, над которыми и ломали голову участники игры.

  • Составить задания по биомедицине. К счастью, у нас нашелся ассистент, разбирающийся в данной научной сфере, который составил 5 вариантов, по 2 интереснейших вопроса в каждом.

  • Разработать задания для 3 тура. Мы собрались творческой группой ассистентов и придумали 40 каверзных вопросов с 6 вариантами ответов в каждом.

К тому же мероприятие - это живой организм, и в ходе эвента необходимо было вносить определенные правки в презентации. Данную задачу ассистенты выполняли очень оперативно.

Затем уже в день игры нам было поручено выбрать самого активного и креативного волонтера. Здесь необходимо было промониторить стену в официальной группе в ВКонтакте и просмотреть все публикации, опубликованные волонтерами проекта. Мы сделали статистику и выявили победителя данного конкурса.

А так как в течение всей игры активность была только в ВКонтакте, необходимо было, сохраняя хэштеги и комментарии, все публикации и фотографии перенести в аналогичную группу в Facebook - международную социальную сеть, ведь у учебного заведения очень много связей с иностранными университетами и студентами.
Для всех игроков нужно было разработать красивый макет сертификата участника, эту задачу мы тут же делегировали ассистенту, занимающемуся дизайном. Сделали несколько вариантов, из которых уже клиент и выбирал итоговый. Каждому школьнику за активное участие был вручен на закрытии мероприятия вместе с памятными призами наш сертификат.

Но как и в любом соревновании всегда есть несогласные с результатами, поэтому следующей задачей стала обработка всех заявок на апелляцию. Ассистенту необходимо было мониторить электронную почту и сортировать заявки по заявленным направлением. Мы собрали все письма и отправили в апелляционную комиссию для дальнейшего рассмотрения.
Через год, в 2015, к нам снова обратились за помощью, но уже только за составлением загадок. Еще с прошлого года мы знали, что от нас требовалось, и написали 35 уникальных вопросов. По словам организаторов, они отличные!
В 2016 году в рамках интеллектуальной игры нам поручили ряд организационных задач.

Для начала ассистенты вносили поправки в положение о прохождении всероссийского турнира по комментарию клиента.

Для массовости и большей заинтересованности нас попросили приглашать в официальную группу мероприятия целевую аудиторию. В ходе работы на приглашение откликнулось более 15.000 человек.

Потом нужно было внести данные всех участников из всех команд в одну сводную таблицу, а также запросить у команд размеры детей для заказа фирменных футболок. Недостающие данные мы запрашивали у капитанов или кураторов команд, а также на электронную почту отправляли документы к допуску, необходимые для заполнения сопровождающим групп. И напоследок в таблице нужно было отметить номера билетов для иногородних учеников.
В 2017 году в рамках всероссийской научной игры для школьников нам была поручена всего одна задача - мониторинг постов волонтеров в группе в ВКонтакте, чтобы выявить самых активных. За время мероприятия было сделано 603 публикации, из которых 59 - победительницей.
Результат:

За все 4 года мы сэкономили 12 304 минуты! нашему клиенту и получили массу удовольствия от выполнения интересных задач.

Если у Вас планируется какое-то мероприятие, но катастрофически не хватает времени на сопутствующие задачи, смело обращайтесь к удаленным ассистентам.

Сэкономленное время клиента: 205 часов 4 минуты.
Показать еще