Работа в "Мегаплане"

В этой небольшой заметке я поделюсь своим опытом использования "Мегаплана" для делегирования задач ассистентам. В "Мегаплан" можно зайти по ссылке smartfield.megaplan.ru, указав логин и пароль, которые были высланы при вашем первом обращении в "Смартфилд".

Для более детального знакомства с "Мегапланом" вы можете посмотреть видео.

Мелкие задачи
Ставить задачу для коротких поручений слишком долго, поэтому в проекте с моим именем открыта задача «Мелкие поручения» для всех мелких дел (до 30 минут). Выглядит это примерно так:

Задача "Мелкие поручения" стоит у меня в избранных (справа от заголовка задачи можно поставил звездочку), чтобы я ее всегда мог быстро открыть и дать новое поручение ассистентам. Список избранных задач доступен по клику на звездочку внизу справа.
Крупные задачи
Для более крупных поручений, работа по которым может вестись в течение нескольких дней и будет содержать много сообщений, я ставлю отдельную задачу в "Мегаплане". По своему опыту могу сказать, что задачу надо дробить на подзадачи, чтобы легче было разбираться в массиве информации. Не рекомендую ставить задачи типа "Найти поставщика товара X и площадку для создания интернет-магазина" - все будет в куче, и не всегда будет ясно, какое сообщение ассистента относится к конкретной части задания.

Задачу надо обязательно открывать в проекте с вашим именем, только тогда вы сможете поставить в качестве ответственного своего менеджера или ассистента.
При постановке новой задачи в ее сути я обычно придерживаюсь следующей структуры:
1
В чем суть задачи, что надо получить в результате.
2
Насколько срочная задача.
3
Как со мной лучше связаться в случае возникновения вопросов: ждать моей реакции в "Мегаплане" или позвонить. Нужно ли мне сообщить о выполнении задачи и каким способом - по телефону или в СМС.
Прямо в сути задачи или с помощью специальных полей я прописываю следующие пункты:

  • Дедлайн – когда задача должна быть выполнена. По возможности лучше выставлять дедлайн ассистенту немного раньше, чем вам на самом деле потребуется результат. Одновременно с этим, не стоит для всех задач ставить дедлайн "результат нужен уже вчера", так как в этом случае ни у одной задачи не будет приоритета.
  • Планируемые трудозатраты – сколько часов допустимо потратить на задачу. В процессе ее выполнения я иногда увеличиваю это число, - когда вижу, что работы оказалось больше, чем я думал.
Обязательно надо установить "ответственного" – вашего менеджера, который передаст выполнение задания наиболее подходящему ассистенту. Если ответственный не будет назначен, то никто из сотрудников задачу не увидит и, соответственно, не отреагирует.
Когда я не уверен, что ассистент правильно поймет задачу, я делаю одно из двух:
1
Прошу ассистента перезвонить мне, пересказать суть задачи своими словами и рассказать, как он планирует выполнять поручение;
2
Прошу потратить сначала только 1 час, затем ждать моей реакции; я проверю, в каком направлении была начала работа, и по необходимости скорректирую ее суть.
Контролируем работу
Ассистенты отписываются по мере выполнения задачи - каждые 5-30 минут (в зависимости от типа задачи), и сообщения показываются в информере (нижний правый угол "Мегаплана"), а также уведомления о новых сообщениях приходят вам на почту (их можно убрать/настроить тут).

В проекте можно посмотреть общее затраченное время и время по трудозатратам для каждой отдельной задачи (последнее можно настроить через шестеренку - выделена на картинке выше). По клику на потраченное время можно посмотреть отчет: сколько времени и какими сотрудниками было затрачено времени в определенные дни - очень удобно.
Заключение
Со временем я понял, что постоянное чтение сообщений из "Мегаплана" значительно снижает мою эффективность в других делах, т.к. я редко вхожу в состояние потока. И я решил для себя: буду читать "Мегаплан" два раза в день - в начале рабочего дня и в конце, а по срочным задачам предлагаю ассистентам связываться со мной по телефону или СМС. К сожалению, "Мегаплан" затягивает еще больше, чем социальные сети... Но это же для работы? Поэтому можно же себе позволить зайти разок, почитать, что там нового? :)

Успешной вам работы!
Made on
Tilda