5 советов по работе
с вашим удаленным ассистентом
с вашим удаленным ассистентом
Если вы хотите улучшить взаимодействие с вашим удаленным ассистентом или же только подумываете о его найме, ознакомьтесь с 5 советами, которые мы составили, исходя из собственного опыта.
У большинства людей есть сформированное представление о том, как должна выглядеть работа. Если речь идет о среднестатистической компании, предоставляющей услуги, то это скорее всего будет офис со столами, кулерами и перегородками. В такой картине мира нет места удаленному сотруднику или команде специалистов, работающих в разных уголках планеты. Сейчас все меняется, и удаленные сотрудники становятся новой нормой, но готовы ли мы к этому? Ведь для того, чтобы построить эффективное взаимодействие с такой командой, недостаточно быть просто хорошим менеджером - нужны знания и навыки удаленного администрирования.
Мы выбрали 5 советов по работе с вашим удаленным ассистентом, которые кажутся нам наиболее эффективными.
1
Выстраивайте связь
Можно с уверенностью сказать, что сотрудники компании "Смартфилд" - мастера коммуникации. Менеджеры общаются с клиентами, помогая понять им, что и как делегировать, после чего они передают полученную информацию ассистентам в работу. Ассистенты общаются с менеджерами и между собой. Проблемы обсуждаются по мере возникновения, не успевая накапливаться. Для внутренней переписки мы используем Телеграм, с клиентами общение происходит предпочтительным для них способом.
Мгновенный обмен сообщениями помогает не затягивать с решением вопросов. Мы приветствуем, когда наши клиенты активно участвуют в процессе, особенно в самом начале сотрудничества на этапе становления.
К тому же стоит понимать, что никто не отменял вежливость и простое человеческое общение. Пожелав доброго дня и лишний раз похвалив ассистента за работу, можно повысить лояльность и мотивацию работать еще лучше.
Подсказка: Будьте открытым, ставьте задачи четко и оперативно отвечайте на вопросы, возникающие в ходе работы. Время, затраченное на установление связи и взаимопонимания, окупится с лихвой!!
Можно с уверенностью сказать, что сотрудники компании "Смартфилд" - мастера коммуникации. Менеджеры общаются с клиентами, помогая понять им, что и как делегировать, после чего они передают полученную информацию ассистентам в работу. Ассистенты общаются с менеджерами и между собой. Проблемы обсуждаются по мере возникновения, не успевая накапливаться. Для внутренней переписки мы используем Телеграм, с клиентами общение происходит предпочтительным для них способом.
Мгновенный обмен сообщениями помогает не затягивать с решением вопросов. Мы приветствуем, когда наши клиенты активно участвуют в процессе, особенно в самом начале сотрудничества на этапе становления.
К тому же стоит понимать, что никто не отменял вежливость и простое человеческое общение. Пожелав доброго дня и лишний раз похвалив ассистента за работу, можно повысить лояльность и мотивацию работать еще лучше.
Подсказка: Будьте открытым, ставьте задачи четко и оперативно отвечайте на вопросы, возникающие в ходе работы. Время, затраченное на установление связи и взаимопонимания, окупится с лихвой!!
2
Делегируйте
Эффективное делегирование имеет ключевое значение. И по мере того, как все больше компаний отдают предпочтение удаленным сотрудникам, уровень компетентности руководителей в этом вопросе должен расти. Хотя... делегирование - дело нелегкое и требует практики и упорства.
Эффективное делегирование имеет ключевое значение. И по мере того, как все больше компаний отдают предпочтение удаленным сотрудникам, уровень компетентности руководителей в этом вопросе должен расти. Хотя... делегирование - дело нелегкое и требует практики и упорства.
Подсказка: воспользуйтесь нашими советами для эффективного делегирования.
1
Изучите свой бизнес-процесс до мелочей. Вы не можете эффективно делегировать то, чего не понимаете сами.
2
Активно участвуйте в обсуждении задачи с ассистентом. Периодически узнавайте, не появились ли вопросы и все ли понятно. Особенно это требуется, когда проект на старте и для ассистента это новая сфера деятельности.
3
Используйте платформы для управления проектами. Вы будете видеть стадию, на которой находится той или иной проект, и кто по нему работает. Мы в "Смартфилде" используем Мегаплан. Он позволяет учитывать временные трудозатраты каждого сотрудника.
4
Разделяйте и властвуйте. Когда речь заходит об эффективном делегировании, помните, что каждый человек в вашей команде играет свою роль. Обязательно разбивайте каждую большую задачу на подзадачи и назначайте ответственных. Успешное делегирование - это вопрос выбора подходящего ассистента.
5
Отпустите ситуацию. Если вы применили предыдущие четыре совета, поздравляем! Это часть была самой легкой. Последним и самым сложным будет отпустить ситуацию. Крайне важно поверить в процесс делегирования и людей. И, хотя трудно позволить кому-то еще взять бразды правления, вы должны это сделать для того, чтобы завершить данный процесс.
3
Используйте тайм-менеджмент
Интернет дает нам возможность работать где бы мы ни находились: будь то общественный транспорт или турецкий курорт. Но, к сожалению, это не всегда имеет положительное влияние на бизнес. Мы работаем больше, но менее эффективно. Правильное распределение рабочего времени поможет нам увеличить эффективность.
Интернет дает нам возможность работать где бы мы ни находились: будь то общественный транспорт или турецкий курорт. Но, к сожалению, это не всегда имеет положительное влияние на бизнес. Мы работаем больше, но менее эффективно. Правильное распределение рабочего времени поможет нам увеличить эффективность.
Подсказка: воспользуйтесь простыми принципами тайм-менеджмента, которые мы сформулировали для вас.
1
Делегируйте. Умные и продуктивные лидеры применяют правило 70 процентов: «Если человек, которому вы хотите передать задачу, способен выполнить ее как минимум на 70 процентов, то вы должны ее делегировать».
2
Расставляйте приоритеты. Каждое утро составляйте список тех дел, которые требуют вашего внимания. То, что неважно, можно отложить.
3
Сфокусируйте внимание. Нам твердят, что многозадачность является единственной «панацеей», но чаще всего это не так, потому что мы добиваемся истинного успеха, когда фокусируемся на чём-то одном.
4
Раньше вставайте. Вы наверняка слышали, что кто рано встает, тому Бог подает. Эту поговорку, в том или ином виде вы можете найти во многих языках, и не спроста! У большинства успешных людей есть одна общая черта: они начинают свой день рано, ведь утро - самое прекрасное время для планирования и обдумывания.
5
Чередуйте работу и отдых. Порой очень сложно заставить себя взяться за какую-то объемную задачу. Вы прокрастинируете до последнего, до того момента, когда откладывать дело уже не возможно. В таком случае вам может помочь техника "Помидор". Она берет свое название от кухонного таймера, который часто бывает в форме помидора. Техника проста: вы разбиваете час на отрезки времени по 25 и 5 минут. 25 минут вы работаете ни на что не отвлекаясь, 5 минут делаете, что хотите. Такая техника поможет начать выполнять большую задачу, вам просто нужно продержаться первые 25 минут.
4
Выберите правильные инструменты для работы
Когда речь идет об эффективном управлении бизнесом, то важно четко понимать, как вы хотите выстроить бизнес-процесс и правильно подобрать для этого инструменты. Не стоит сразу делать выбор в пользу наиболее разрекламированного решения. Сначала возьмите тестовый период и проверьте, подойдет ли оно вашему бизнесу. Возможно, для вашей бизнес-модели будет выгодней разработать персональное решение.
Когда речь идет об эффективном управлении бизнесом, то важно четко понимать, как вы хотите выстроить бизнес-процесс и правильно подобрать для этого инструменты. Не стоит сразу делать выбор в пользу наиболее разрекламированного решения. Сначала возьмите тестовый период и проверьте, подойдет ли оно вашему бизнесу. Возможно, для вашей бизнес-модели будет выгодней разработать персональное решение.
1
СRM
Ведете ли вы клиентскую базу в таблице Excel или у вас есть CRM система? Есть ли у вас в этом необходимость? Насколько ваша CRM упрощает работу? Ответы на эти вопросы дадут вам понимание, куда двигаться дальше. Мы можем помочь вам проанализировать ваш бизнес-процесс и подобрать оптимальное решение.
Ведете ли вы клиентскую базу в таблице Excel или у вас есть CRM система? Есть ли у вас в этом необходимость? Насколько ваша CRM упрощает работу? Ответы на эти вопросы дадут вам понимание, куда двигаться дальше. Мы можем помочь вам проанализировать ваш бизнес-процесс и подобрать оптимальное решение.
2
Коммуникация
Как происходит общение внутри компании? Насколько удобен тот способ, каким вы пользуетесь в данный момент? Если вы пользуетесь мессенджером, то насколько защищена информация?
Как происходит общение внутри компании? Насколько удобен тот способ, каким вы пользуетесь в данный момент? Если вы пользуетесь мессенджером, то насколько защищена информация?
3
Автоматизация
По мнению Forbes, автоматизация - это путь в будущее. В настоящее время около 60% компаний могут автоматизировать до ⅓ своих бизнес-процессов. Поскольку эти технологии постоянно совершенствуются, то эти цифры будут только расти. Посмотрите на процесс со стороны. Что можно автоматизировать уже сегодня?
По мнению Forbes, автоматизация - это путь в будущее. В настоящее время около 60% компаний могут автоматизировать до ⅓ своих бизнес-процессов. Поскольку эти технологии постоянно совершенствуются, то эти цифры будут только расти. Посмотрите на процесс со стороны. Что можно автоматизировать уже сегодня?
5
Оставайтесь человеком
Этот пункт хоть и последний, но на деле является самым важным. Когда вы работаете с другими людьми, бывают моменты, что все идет не так, как было запланировано. Кто-то, как вам кажется, не понимает элементарных вещей, дедлайны горят и возникает мысль, что сами вы бы справились в разы быстрее. В такие моменты стоит помнить, что ответственность лежит на обеих сторонах. Насколько качественно была поставлена задача и определены контрольные точки? Как хорошо была налажена коммуникация с ассистентом?
И вы, и ваш ассистент - новички в вашем партнерстве. Нужно время и силы, чтобы полное взаимопонимание было достигнуто. Помните, что по ту сторону находится человек, который взялся за работу по вашему проекту, чтобы принести пользу.
Этот пункт хоть и последний, но на деле является самым важным. Когда вы работаете с другими людьми, бывают моменты, что все идет не так, как было запланировано. Кто-то, как вам кажется, не понимает элементарных вещей, дедлайны горят и возникает мысль, что сами вы бы справились в разы быстрее. В такие моменты стоит помнить, что ответственность лежит на обеих сторонах. Насколько качественно была поставлена задача и определены контрольные точки? Как хорошо была налажена коммуникация с ассистентом?
И вы, и ваш ассистент - новички в вашем партнерстве. Нужно время и силы, чтобы полное взаимопонимание было достигнуто. Помните, что по ту сторону находится человек, который взялся за работу по вашему проекту, чтобы принести пользу.
Надеемся, что эти 5 пунктов помогут вам выстроить партнерские отношения с вашим ассистентом и увеличить эффективность работы!
Мы работаем, чтобы помогать вашему бизнесу расти!
Мы работаем, чтобы помогать вашему бизнесу расти!
Чек-лист задач, которые вы можете нам делегировать
Мы составили список самых популярных задач и хотим попросить отметить наиболее актуальные.