Тайм-менеджмент и делегирование

Я запустил бизнес удаленных ассистентов, по большей части потому, что сам хотел передать кому-нибудь часть моих рутинных дел, но в то время в России еще никто не оказывал такие услуги на требуемом уровне. Сейчас я использую более 250 часов услуг ассистентов каждый месяц, что в совокупности с грамотным тайм-менеджментом позволяет мне успевать очень многое: развивать несколько бизнес-проектов, заниматься преподаванием и наукой, тренироваться и отдыхать с друзьями, спать по 8 часов в сутки.

В этой заметке я поделюсь своим опытом и конкретными советами по тайм-менеджменту и эффективному использованию услуг удаленных ассистентов.
Что можно поручить ассистенту
Надо понимать, что ассистент – лишь помощник, он не может принять стратегическое решение или открыть бизнес за вас. Иначе он бы открыл бизнес без вас и уже не был бы ассистентом (кстати, один наш сотрудник так и сделал – молодец, Айсен!). Тем более ассистент не может написать научную статью за меня или провести пару по программированию для студентов вуза.

Ассистент избавляет меня от множества задач, которые отнимают время и не требуют такой квалификации, которая есть у меня. Я просто не люблю заниматься рутинными делами, которые можно кому-то передать: оповестить моих студентов об отмене пары; найти типографию, в которой напечатают особые визитки по минимальной цене; сделать обзорную таблицу конкурентов моего нового бизнеса; исправить мою грамматику и опечатки в научных статьях и отчетах и многое другое.
Чек-лист задач, которые вы можете нам делегировать
Мы составили список самых популярных задач и хотим попросить отметить наиболее актуальные.
Гибкие задачи
У меня есть список личных задач в Гугле, который доступен из почты (вверху справа значок Gmail и стрелка для перехода) или по ссылке.

Задачи Гугл, кстати, доступны и на моем мобильном телефоне через приложение GTask для Android. Это очень удобно: пока еду в офис, ставлю задачу, приезжаю, открываю ноутбук - задача уже там.

Когда мне приходит идея что-то сделать или кто-то обращается ко мне с просьбой, мой список задач тут же пополняется. Над каждым делом, которое может занять больше 10 минут, я задумываюсь – а сможет ли это за меня сделать удаленный ассистент?

Если может, то я перехожу в "Мегаплан" и ставлю задачу ассистенту. Кроме того, если задачу надо выполнить позже, то я ее тоже лучше отдам ассистенту. Например, в 9 вечера понял, что надо куда-то позвонить и получить информацию, но в интересующем офисе уже не отвечают на звонки. В этом случае я поставлю задачу ассистенту и выкину ее из головы.

Про мой личный опыт работы в "Мегаплане" можно почитать тут.

Жесткие встречи
Для задач, привязанных к определенному времени (обычно это встречи), я использую Гугл Календарь (тоже с синхронизаций с моим телефоном).

Так выглядит моя прошлая рабочая неделя:
Жестких встреч не должно быть слишком много, в противном случае могут появиться накладки, да и гибкие задачи надо когда-то успевать делать.

Мой Гугл календарь открыт для моих ассистентов и коллег, чтобы они могли, не отвлекая меня, узнавать, когда я свободен или на какое время мне можно поставить встречу.

Заключение

Гугл Задачи и Календарь позволяют мне не забывать о встречах и делах, которые надо сделать. То, что я записал в Задачи, Календарь или "Мегаплан", можно выкинуть из головы, освободив разум для потока умных мыслей :)

P.S.:
1
По моему мнению, лучшей книгой по тайм-менеджменту является "Тайм-драйв" Глеба Архангельского
2
Подписывайтесь на наш инстаграм, где мы делимся бизнес-кейсами @smartfield