5 советов, которые помогут справиться с перегруженной электронной почтой
Знаете ли вы, что около 16 часов в неделю тратите на работу с электронной почтой? Пора решить эту проблему. Следующие 5 советов помогут вам сэкономить время и не потерять контроль над входящими сообщениями.
Все мы видели мемы, которые показывают два типа людей. Возьмем такой же пример с почтовым ящиком.
К какому типу людей относитесь вы?
Если вы предприниматель или владелец малого бизнеса, то вы знакомы с вышесказанным. Когда-то ваша почта не была переполнена, но потом появился бизнес и постоянно загруженный график.
Возможно, вас утешит тот факт, что с такой проблемой сталкиваются все. Как показало исследование, каждый второй среднестатистический сотрудник тратит 40% рабочего времени на разбор электронной почты, которая зачастую не имеет никакой ценности.
Поэтому, мы собрали несколько полезных советов о том, как управлять своим электронным почтовым ящиком.
Поэтому, мы собрали несколько полезных советов о том, как управлять своим электронным почтовым ящиком.
1
Выделите на это определенное время.
- Планируйте свой рабочий день так, чтобы один раз в час вы могли проверять электронную почту;
- Не оставляйте почту открытой на весь день, так как оповещения и всплывающие окна входящих сообщений сильно отвлекают;
- Заранее оповестите адресатов о дне, когда вы будете заняты и не сможете отвечать на письма.
2
Сортируйте.
Теперь пришло время установить границы для всех остальных. Хотя предварительная проверка может занять некоторое время, все же найдите время просмотреть и заблокировать все спам-сообщения. Создавайте ярлыки и папки, чтобы избавляться от них было проще.
3
Не откладывайте на потом.
Не откладывайте на завтра то, что вы можете сделать сегодня. Сначала избавьтесь от спама и других нежелательных электронных писем, затем отпишитесь от уведомлений тех сообщений, которые вам больше не нужны. Только тогда вы сможете оценить срочность оставшейся почты и правильно рассортировать ее.
4
Займитесь организацией.
Мы перепробовали почтовые и вложенные папки, ярлыки и другие способы сортировки и теперь можем смело предположить, что вам понадобятся лишь 5 из них для контроля над электронной почтой.
- Входящие: электронные письма остаются здесь, пока их не перенесут в другую папку;
- Папка "на сегодня";
- Папка "на этой неделе";
- Папка "на этот месяц/квартал": все, что требует долгосрочного ответа;
- Папка "принять во внимание": письма, несущие информационный характер.
При необходимости вы можете создать подкатегории для клиентов или проектов. Если у вас нет на это времени, можете доверить сортировку почты удаленным ассистентам "Smartfield". Вместе с нами вы можете создать тот процесс работы, который не заставит вас тратить целый день на разбор электронных писем.
5
Подавайте пример.
Человек получает только то, что дает сам, поэтому если вы отправляете много писем, то получите столько же в ответ. Не перегружайте свою почту большим количеством отправленных однотипных сообщений. Добавляйте в строку "кому" только нужных вам адресатов.
Все оказалось не так сложно, правда? При небольшом усилии, спам перестанет вас беспокоить в глобальных масштабах. Теперь, вместо того чтобы тратить половину своего рабочего времени на сортировку почтовых писем, вы можете вернуться к действительно важным задачам.