5 способов делать больше работы за меньшее время

Какие именно способы сработают в вашем случае, будет зависеть от ситуации. Использование хотя бы одной из пяти стратегий может сэкономить многие часы в неделю.

Когда вы работаете над важной задачей, поговорите с любой из заинтересованных сторон о том, чего они ожидают от вас.

Один наш знакомый инструктор по работе с клиентами сэкономил кучу времени, когда понял, что в большинстве случаев от него требовалась только информация. Не во всех случаях требуется тщательный глубокий анализ.

Ваша способность сократить время за счет повторного использования и утилизации работы будет зависеть от конкретных обязанностей. Но всегда используйте возможность копировать, вставлять и редактировать там, где она есть. Это могут быть электронные письма, презентации, тренинги, предложения и любые другие виды деятельности, где приходится повторять одно и то же.

Эта стратегия, как правило, наиболее полезная для тех, кто работает преподавателем или занимается презентациями. Когда вам не хватает времени, используйте то, что уже было применено ранее, чтобы сэкономить часы и создать хороший контент. Лучшие ораторы повторяют одну и ту же речь снова и снова, потому что практика приводит к идеалу.

Чтобы ускорить процесс работы над рутинными задачами, придумайте шаблон или контрольный список или найдите то, что можете использовать. Например кто-то пользуется шаблоном с информацией для налоговой, который заполняется каждый год и отправляется бухгалтеру.

Вам могут понадобиться шаблоны для составления еженедельных отчетов, презентаций или повесток дня для собраний. Кроме того, контрольные списки могут быть полезными для еженедельного планирования, личных встреч и других повторяющихся мероприятий. Все это помогает вам выполнять работу хорошо и за меньшее время.

Вы можете хранить шаблоны и списки в более сложной системе, но мы считаем, что "Word" будет достаточно.

В зависимости от того, что вам нужно сделать, вы можете сэкономить время, рассказав о проделанной работе в устной форме. Например, менеджер попросит вас изучить конкретную тему. Вместо того, чтобы составлять официальную презентацию, достаточно сделать заметки, а затем обсуждать ваши выводы во время встречи.

Эта стратегия работает хорошо в области дизайна, когда вам необходимо рассказать о более абстрактных понятиях.

Заранее решите, сколько времени вы должны потратить на конкретное задание или часть задания, и придерживайтесь его. Например, вы склонны чрезмерно инвестировать в стадию исследования, скажите себе остановится через час-два. Или если вам трудно придумать набросок, заранее установите временные рамки.

"Временная коробка" не гарантирует, что вы закончите работу в отведенное время. Тем не менее это поможет сфокусироваться.

У всех нас есть свои ограничения, поэтому никто не может гарантировать вам идеальную работу всех вышеуказанных стратегий. Но попробуйте применить один из этих способов и заметите, что возможно сделать больше за меньшее время.