14 советов по управлению временем, которые изменят вашу жизнь

Чтобы держать под контролем каждую минуту своей жизни, вы должны знать, что такое эффективный тайм-менеджмент и как им управлять.

Управление временем - это координация задач и действий, которая максимизирует эффективность человеческих усилий. По сути, тайм-менеджмент позволяет людям выполнять больше работы за меньшее время.

Изучение искусства тайм-менеджмента оказывает положительное влияние на профессиональную жизнь. Преимущества управления временем:

• более эффективное управление задачами;
  
• высокая производительность;
  
• отсутствие стресса;
  
• баланс между работой и личной жизнью.

Если вы не сможете эффективно управлять своим временем, то столкнетесь с нежелательными последствиями. Например:

• проваленные сроки;
  
• плохое качество работы;
  
• стресс;
  
• отсутствие баланса в работе;
  
• снижение интереса к работе.
  

Благодаря эффективному тайм-менеджменту сотрудники могут легко и продуктивно использовать свое время. Когда все идет по плану, повышается креативность и снижается шанс потерять интерес к работе. Из этого следует вывод, что имеет смысл потратить некоторое время на изучение тайм-менеджмента, который поможет вашей карьере.

У некоторых людей есть достаточно времени, чтобы делать все, что они хотят, в то время как другие переключаются с задачи на задачу. Навыки управления временем - это разнообразные действия, которые помогают проводить рабочие часы эффективно.

Некоторые навыки включают в себя:

• организованность;
  
• приоритетность;
  
• четко поставленные цели;
  
• сильные коммуникативные навыки;
  
• эффективное планирование дня;
  
• практика делегирования задач;
  
• обработка стресса в позитивном ключе.
  

Теперь, когда вы знаете важность тайм-менеджмента, необходимо применить эти советы, чтобы разумно управлять своим временем. Давайте изучим методы и инструменты тайм-менеджмента для достижения успеха.

У всех нас есть 24 часа. Невозможно изменить количество часов в сутках, но вы можете проснуться немного раньше и сделать рабочий день длиннее. Вашему организму требуется 6-8 часов сна, чтобы достичь оптимального уровня энергии. Начните с установки будильника на 15 минут раньше и постепенно увеличивайте временные рамки. Используйте это время для тренировок, медитаций, составления плана на день или хобби. Со временем вы увеличите свою ежедневную производительность, и тайм-менеджмент перестанет быть проблемой.

Знаете ли вы, что есть правильный и неправильный способ постановки целей? Когда цель не приносит выгоды, ваш подход неверный. Если цель установлена правильно, то ваша производительность возрастает до небес.

Установите SMART-цели - конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени. Это внесет прочную структуру в вашу трудовую жизнь и подготовит к сегодняшнему дню.

Марк Твен однажды сказал: "Ешь живую лягушку каждое утро, и с тобой весь день не случится ничего худшего". Цель - решить самую важную задачу утром. Если у вас две или более "лягушки", то сначала съешьте самую большую.

Тайм-менеджмент и расстановка приоритетов идут рука об руку. Вы можете эффективно управлять своим временем только когда знаете что нужно делать и в какой промежуток дня.

Вы наверняка заметили, что в определенные часы вы особо сосредоточены и ваша производительность резко возрастает. Это происходит, когда разум находится в полной гармонии с внешними условиями. Некоторые называют это "потоком", в то время как другие зовут это "своей зоной".

Обнаружение "своей зоны" способствует правильному использованию вашего времени. Это помогает вам достичь оптимального состояния сознания, когда вы чувствуете и делаете все возможное.

Электронная почта, телефонные звонки и сообщения в социальных сетях являются одними из самых распространенных отвлекающих факторов на рабочем месте. По статистике, вы теряете 759 часов каждый год из-за отвлечения на рабочем месте. Благодаря отвлекающим факторам задача, которая требует 60 минут, занимает более 3 часов.

Всякий раз, когда вы работаете над высокоприоритетными задачами, переводите телефон в беззвучный режим и выключайте интернет. В итоге вы сэкономите много времени и повысите уровень продуктивности.

Если вы гордитесь тем, что выполняете слишком много задач одновременно, вот вам статистика. Исследования показывают, что только 2% людей могут эффективно работать в режиме многозадачности. Остальные 98% просто тратят свое время и снижают общую производительность.

Вместо того, чтобы делить внимание на три разных вещи, лучше сосредоточиться на одной.

Это может показаться нелогичным, но перерывы - одна из эффективных стратегий тайм-менеджмента. Как? Давайте представим два сценария. В первом представьте члена команды, который работает над задачей 5-7 часов подряд. И другой член команды работает над той же задачей с частыми небольшими перерывами. Как вы думаете, кто использует свое время эффективно? Конечно второй. Умное управление временем не всегда связано с тем или иным действием. Это подчеркивает тот факт, что небольшие перерывы каждый час могут поднять вашу производительность на другой уровень.

Трудно сосредоточиться на работе, когда вы не полностью мотивированы. Вместо того, чтобы тратить время на что-то непродуктивное, используйте его, чтобы вдохновить себя.

Прикрепите стикеры с цитатами по тайм-менеджменту вокруг вашего стола, смотрите мотивационные ролики или слушайте аудиокниги, рассказывающие о советах по управлению временем на работе. В конце концов, просто прогуляйтесь.

Хронические прокрастинаторы получают необычайно высокий уровень в откладывании дел на потом, а когда становится слишком поздно их накрывает паника. Не позволяйте прокрастинации захватить вашу жизнь и стать ее частью.

Лучший способ справиться с прокрастинацией - разбить задачу на подзадачи. Это не только делает работу выполнимой, но и дает вам отправную точку. Попробуйте поставить подробные сроки, которые дадут вам точное представление о задаче.

Сон является фактором, который может повлиять на многие вещи как положительно, так и отрицательно. Когда вы крепко спите 6-8 часов, то не только ощущаете себя свежим и энергичным, но и способствуете здоровому образу жизни. Если вы не высыпаетесь, то увеличиваете риск различных заболеваний. Человеческий мозг и организм лучше работают вместе, когда получают хороший отдых. Разработайте график сна. Для этого можно использовать приложения, которые отслеживают ваши режимы сна и помогают крепко выспаться.

Никогда не берите больше, чем можете сделать. Когда вы расставляете приоритеты для задач, это дает ясность и направление. Вы можете начать работать над задачами, сэкономить время и повысить продуктивность.

В следующий раз, когда вам станет трудно управлять временем, сделайте глубокий вдох, выполните одну задачу и начните другую, не слишком напрягая себя.

Один из лучших советов по управлению временем для менеджеров - начать использовать онлайн-календарь. С его помощью можно легко отслеживать свое расписание, отмечать важные даты и события, устанавливать напоминания, создавать временные блоки.

Самое приятное, что онлайн-календари могут быть интегрированы со сторонними приложениями и доступны с нескольких устройств. Существует множество вариантов на выбор: Google Календарь, Outlook Календарь, Apple Календарь.

Объединение похожих задач может сэкономить значительное количество времени. Понятное дело, что разные задачи требуют разный подход. Вместо того, чтобы бездумно переходить от одной задачи к другой, разумнее было бы объединить их вместе. Например, вы можете назначить определенное время для ответа на важные электронные письма и телефонные звонки, чем делать их время от времени в течение дня. Это помогает расставить приоритеты в работе методом структурирования. Кроме того, когда вы работаете над смежными задачами, то позволяете своему мозгу лучше сосредоточиться и быстрее закрыть свой список на день.

Руководитель вы, менеджер или новичок - вам не нужно делать все. Одна из лучших сторон аутсорсинга заключается в том, что он дает вам достаточно времени для важных задач и значительно снижает нагрузку. Если вам трудно делегировать работу и обучать других для выполнения определенных задач, всегда есть вариант нанять внештатного сотрудника. Если вы все сделали правильно, делегирование сэкономит ваше время.

Вы должны знать, куда тратится каждый рабочий час. Начните отслеживать свое время вручную или с помощью приложения. Люди, которые следят за своими действиями обычно сосредоточены, продуктивны и организованы. Они не только отслеживают часы работы, но и учитывают количество выполняемых ими действий, задач и проектов, а также клиентов, с которыми работают.

После изучения вышеуказанных советов по управлению временем, настало время для методов тайм-менеджмента, которые сделают вас профессионалом. Использование методов управления подразумевает не выполнение множества задач в течение дня, а упрощение работы для повышения производительности. Освоив тайм-менеджмент, у вас появится больше времени для любимого дела. Следуйте концепции: работай не усердно, а с умом и обязательно управляй своим временем.

Давайте рассмотрим некоторые популярные и широко используемые методы тайм-менеджмента:

Принцип 80/20 также известен как принцип Парето, который предполагает, что 80% результатов получаются за счет 20% действий.

Согласно "Инвестопедии" это означает, что:

• 80% объема продаж приходится на 20 продуктов в линейке бренда;
  
• 80% дохода компании получают от 20% ее клиентов;
  
• 80% продукции компании приходится на 20% ее сотрудников.
  

Принцип Парето держит тайм-менеджмент в центре внимания, позволяя вам сосредоточиться на самых важных задачах и не тратить силы на действия, которые не имеют значения.

Например, лучше пролистать 10 статей в час и выбрать две лучших в следующий час, чем тратить два часа на детальное чтение 3 статей.

Сначала это может быть сложно, но как только вы привыкните, то заметите, как увеличилась производительность.

Этот метод подразумевает составление списка задач и обозначение каждой как A, B, C, D, E, где:

• "A" обозначает наиболее важные задачи, которые нужно выполнить любой ценой;
  
• "B" обозначает менее важные задачи, которые нужно выполнить, но они не повлияют на работу компании как вышеупомянутые;
  
• "С" обозначает задачи без последствий: такие задачи неплохо бы сделать, но от них ничего не зависит;
  
• "D" обозначает задачи для делегирования;
  
• "Е" обозначает задачи, которые можно устранить. Это неактуальные задачи, которые не принесут вам пользы и не повысят вашу продуктивность.
  

Вы слышали о системе 4D? Проще говоря, это расшифровывается как: удаление, делегирование, перенос и действие. Давайте разберем их:

• Удалить: всегда есть задачи, которые не требуют вашего внимания и могут быть просто удалены из списка дел;
  
• Делегировать: если кто-то может сделать что-то пусть даже на 75% также как вы, делегируйте. Если у вас нет такого сотрудника, обучите кого-то или передайте задачу на аутсорсинг;
  
• Перенести: не обязательно делать что-то немедленно. Отложите то, что может подождать;
  

Делайте: если есть что-то важное и вы располагаете временем, выполните это сейчас же.

18-минутный подход Питера Брегмана, исполнительного директора консалтинговой фирмы "Bregman Partners", позволяет нам ориентироваться в электронных письмах, телефонных звонках, текстовых сообщениях и бесконечных встречах.

Пять минут утром: сядьте и подумайте, что вам нужно сделать сегодня, чтобы приблизиться к успеху. Затем перенесите это в календарь.

Одна минута в час: перефокусировка. Установите будильник на каждый час, а когда он издает звуковые сигналы, сделайте глубокий вдох и спросите себя, продуктивно ли вы провели это время.

Пять минут вечером: выключите компьютер и оцените прошедший день.

18-минутный подход позволяет легко управлять своим днем.

Тайм-менеджмент играет важную роль в нашей повседневной жизни. Изучение основных советов по управлению временем может творить чудеса. Каждая минута драгоценна, не тратьте ее впустую.

Есть ли у вас личные советы по управлению временем? Какие методы используете именно вы? Поделитесь ими в разделе комментариев.