Удаленный ассистент: количество против качества

Представьте, что вы очень занятой исполнительный директор. Помимо работы над задачами, которые связаны с управлением, вы аспирант. Будучи работающим студентом, вы мало спите и употребляете много кофеина в день. Наконец, вы нанимаете ассистента, чтобы он помог разгрузить график.

Удаленный ассистент в команде - одно из лучших решений, которое вы приняли после создания компании. Он снял с ваших плеч большинство задач с легкостью и, кажется, сделал гораздо больше, чем можно было представить. Но несмотря на это, вам еще многое нужно делать самостоятельно: финансы, общение с потенциальными клиентами, документация. Сейчас ваша главная проблема - справиться со всем, не ставя под угрозу качество. Вы перфекционист. Это особенно заметно, когда дело касается письменной работы. Вы тратите часы, чтобы заполнить одну страницу текста для клиентов. Рабочий день неумолимо подходит к концу, а у вас еще куча дел. Удаленный ассистент может предложить вам несколько идей для достижения целей.

Почти все приемы повышения производительности, которые вы можете получить от большинства экспертов, просят определить главную задачу. Вы можете ответить, что все задачи важны. Поэтому стоит провести анализ и выяснить, что же должно занять почетное первое место. Следующие три задачи могут посоревноваться друг с другом за первенство:

Счета нужно отправить на следующий день. Проект презентации должен быть готов к следующей неделе, а договор нужно предоставить через 3 дня. Казалось бы, никаких проблем с этими задачами и их приоритетом возникнуть не должно, но вы погрузились в долгие раздумья. Ваш ассистент видит в этом потенциальную проблему, для предотвращения которой делится следующим советом.

На этом этапе удаленный ассистент напоминает вам, что не нужно доводить все документы до идеала. Достаточно просто заполнить их. Для этого вы договорились о временном интервале для каждой задачи. Вам нужно было выставить 10 счетов на следующий день, поэтому для каждого из них было выделено полчаса. Это означает, что максимальное время для выполнения этого задания - 5 часов. После этого ассистент поможет с распространением счетов среди клиентов, а вы сможете заняться составлением контрактов. На выполнение этой задачи ушло 10 часов. Затем помощник корректирует и редактирует документ перед отправкой. Задание по презентации вы разделили на четыре части, так как осталось 4 дня. Работайте над одной частью в день, а ассистент поможет с проверкой каждой.

Вы одержимы идеей предоставить документы, которые показывают компанию как идеальный безошибочный механизм. Проблема в том, что идеальных компаний не существует. Клиентов не заботит отсутствие грамматических ошибок в счете и контракте, которые вы присылаете. Пока основная информация в каждом документе является точной, они готовы заключить с вами сделку. При детальном изучении вопроса ассистент заметил, что ваш перфекционизм берет начало в отрицательной обратной связи, полученной несколько лет назад. Страх повторить те же ошибки был огромным, поэтому вы позаботились о грамотности любого документа. Это хороший подход, но из-за этого снижается общая продуктивность. Вы тратите слишком много времени на полировку каждой строчки в тексте. Личный ассистент дал вам совет не испытывать чувство стыда во время работы над бумагами. Вы лицо компании, поэтому важно сосредоточиться на продвижении и извлечь любую выгоду в долгосрочной перспективе.

В конце рабочей недели вы будете благодарны ассистенту. С его помощью вы успели все, что было нужно. Бессонница ушла, уступив место энергичному настроению. Будущая неделя встретила вас сделками с новыми клиентами. Ваш удаленный ассистент продолжит напоминать о том, что совершать ошибки не страшно. Особенно, если эти ошибки грамматические.