ТОП-3 навыков удаленного ассистента по версии "Smartfield"
Теперь, когда уже так много сказано о делегировании и методах повышения продуктивности, настало время узнать, что из себя представляет удаленный ассистент и какими навыками он должен обладать. В компании "Smartfield" мы составили ТОП-3 основных критерия, основываясь на собственном опыте.
Удаленный ассистент - это сотрудник, готовый помочь вашему бизнесу развиваться. Виртуальный помощник, в первую очередь профессионал, который всегда проявляет вежливость и заботу к своему клиенту. Наняв личного ассистента, вы обретаете друга, бизнес-партнера и коллегу, задачей которого является экономия времени руководителя.
Итак, какими же навыками обладает чудо-ассистент?
1. Коммуникация
Любой профессионал скажет, что без навыков общения у бизнеса нет будущего. Коммуникация включает в себя ряд критериев, которыми должен обладать удаленный ассистент:
- Грамотность. Грамотная устная и письменная речь - обязательное условие при работе с клиентом. Существует множество ресурсов, которые помогают проверить себя, а также всегда можно записаться на курс и повысить навык.
- Вежливость. Как сказала английская писательница Мэри Монтегю: "вежливость ничего не стоит, но приносит много". При обращении удаленный ассистент должен называть имя клиента полностью без фамильярных сокращений и соблюдать субординацию. Поступившую задачу необходимо обрабатывать сразу же, избегая прямых отказов и не заставляя заказчика ждать. Даже если ассистент перегружен работой, клиент не должен почувствовать это. Начните диалог со слов: "Спасибо за поставленную задачу, я смогу приступить через пару часов/завтра". Вежливое отношение также должно касаться не только прямого заказчика, но и людей, с которыми помощник работает во время выполнения задачи.
- Забота. Если клиент не прислал обещанную информацию, стоит напомнить ему об этом. Возможно, что долгожданное письмо попало в спам или заказчик попросту забыл отправить его. При отправке конечного отчета по выполненному заданию ассистент должен показать клиенту свою заинтересованность в помощи: "Если у вас остались вопросы, буду рад обсудить. Пишите, если понадобится помощь." Удаленный ассистент не должен забывать про обратную связь.
- Скорость печати удаленного помощника должна быть не ниже 180 символов в минуту.
- Боитесь совершать "холодные" звонки? Существует множество методических материалов, которые помогут преодолеть страх перед неизвестностью на том конце провода.
- Виртуальному помощнику никак не обойтись без умения вести деловую переписку и знания делового этикета. Все это существует в свободном доступе. Выберите удобный для себя способ обучения: онлайн-курсы, мастер-классы в вашем городе или же серия аудиокниг.
2. Продвинутый пользователь ПК
Навык коммуникации в работе удаленного ассистента является первым, но далеко не последним. Виртуальная работа с клиентом подразумевает связь через Интернет, а значит, сотрудник должен быть уверенным пользователем ПК. Вот 5 основных критериев, которыми должен обладать профессионал:
- Знание всех сервисов Google (gmail, google docs, google forms). Использование этих ресурсов облегчит составление важных документов и отчетов, а также обеспечит удобное управление почтой.
- Навыки поиска информации. От этого зависит множество текущих задач, которые падают удаленному помощнику ежедневно: найти няню в Германии, заказать сантехника в Подмосковье, выбрать лучшую службу доставки.
- Знание ТОПа популярных порталов станет полезным бонусом.
- Грамотный ассистент знает месторасположение всех горячих клавиш, чтобы быстро среагировать в любой ситуации, когда нет времени щелкать мышью.
- Браузер, которым пользуется виртуальный помощник ежедневно, должен содержаться в порядке. Постоянная чистка истории, ненужных cookie-файлов и серии бесполезных вкладок и закладок. Чистый браузер - чистая голова.
3. Тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент - это в первую очередь правильно распланированный рабочий день. Умение управлять временем является незаменимым навыком любого удаленного ассистента. Существуют 3 основных принципа, на которые делится тайм-менеджмент:
- работа с целями;
- правильно расставленные приоритеты;
- знание инструментов планирования.
Современные технологии и доступ практически к любой информации позволяют читать и слушать методический материал и записываться на вебинары совершенно бесплатно.
Чтобы понять ценность найма удаленного ассистента, "Smartfield" рекомендует к просмотру фильм Нэнси Мейерс "Стажер". Кинокартина дает более четкое представление о работе, которую мы выполняем.