Наступил новый год, и многие пытаются «лучше управлять временем», «быть более продуктивным» и «сосредоточиться на главном».
Тайм-менеджмент - это нечто большее, чем лайфхаки
Задержка срока сдачи проекта, смещение дедлайнов и список дел, который становится длиннее с каждым днем - все это слишком часто встречается на работе и в личной жизни.
Подобные цели действительно важны для успеха в карьере. Навыки управления временем являются одними из самых желаемых, но в то же время самыми редкими.
Так как же лучше распоряжаться временем? Недостатка в советах нет: книги и блоги, лайфхаки и приложения - все создано для лучшего управления временем с помощью множества готовых к применению инструментов. Тем не менее независимо от того, насколько эффективны эти инструменты, они вряд ли сработают. Вы же не думаете, что покупка хорошего набора ножей, высококачественного кухонного оборудования и свежих продуктов мгновенно сделает вас шеф-поваром со звездой Мишлен? Конечно, нет. Точно так же использование приложения для управления временем без предварительных навыков вряд ли даст положительные результаты.
К счастью, существует множество исследований, направленных на изучение основных навыков тайм-менеджмента:
▼ Осознание: реалистичное понимание времени, которое у вас есть.
▼ Организация: разработка и организация ваших целей, планов, графиков и задач для эффективного использования времени.
▼ Адаптация: фиксирование потраченного времени при выполнении задач, включая перерывы или смену приоритетов.
▼ Организация: разработка и организация ваших целей, планов, графиков и задач для эффективного использования времени.
▼ Адаптация: фиксирование потраченного времени при выполнении задач, включая перерывы или смену приоритетов.
Из этих трех навыков организация наиболее известна, в то время как осознание и адаптация несправедливо забыты. В связи с этим возникают вопросы: важны ли эти навыки? Сложно ли их освоить? Какие из них чаще используются, а какие реже?
Измерение навыков управления временем
Чтобы ответить на эти вопросы, мы изучили результаты некоторых исследований объективной оценки навыков управления временем. Участникам была предоставлена роль внештатного дизайнера, и они должны были управлять задачами, поддерживать отношения с клиентами и коллегами, в рамках коммуникационной платформы (электронная почта, мгновенные сообщения, облачные хранилища и т.д.). Проблемы, с которыми им пришлось столкнуться, включали изменение расписания (в случае возникновения накладок), приоритеты требований клиентов и правильное распределение своего времени.
Доказательства позволили сделать несколько убедительных выводов.
▲ Все три навыка оказались незаменимыми для общей эффективности тайм-менеджмента. Навык организации без осознания и адаптации, игнорирует две трети знаний, необходимых для эффективного управления временем. Это объясняет, почему вы пробуете новый инструмент для тайм-менеджмента, но эффекта от его использования не ощущаете.
▲ Оценки навыков адаптации и осознания у участников были на 24% ниже. Эти данные свидетельствуют о том, что осознание и адаптация - это не только редкие, но и трудные для развития навыки без прямого вмешательства.
▲ Результаты противоречили популярным утверждениям о достоинствах и недостатках многозадачности. В конце исследования участников спрашивали, что они думают о многозадачности. Большинство ответов указывали на то, что их отношение к многозадачности никак не связано с навыками тайм-менеджмента.
▲ Участники не точны в оценке своих навыков управления временем. Менее 1% совпадают с их объективными данными. Эти результаты перекликаются с предыдущими исследованиями на тему отсутствия у респондентов понимания предела своих компетенций и того, как это препятствует личному росту.
▲ Оценки навыков адаптации и осознания у участников были на 24% ниже. Эти данные свидетельствуют о том, что осознание и адаптация - это не только редкие, но и трудные для развития навыки без прямого вмешательства.
▲ Результаты противоречили популярным утверждениям о достоинствах и недостатках многозадачности. В конце исследования участников спрашивали, что они думают о многозадачности. Большинство ответов указывали на то, что их отношение к многозадачности никак не связано с навыками тайм-менеджмента.
▲ Участники не точны в оценке своих навыков управления временем. Менее 1% совпадают с их объективными данными. Эти результаты перекликаются с предыдущими исследованиями на тему отсутствия у респондентов понимания предела своих компетенций и того, как это препятствует личному росту.
Как улучшить свои навыки управления временем
Для начала необходимо выяснить, на чем следует сосредоточиться. Есть три шага, которые вы можете предпринять, чтобы направить свои усилия на улучшение.
Объективно оценивайте свои навыки управления временем
Этого можно достичь с помощью объективных оценок. Попросите коллег и руководство дать вам обратную связь.
Признайте, что предпочтения имеют значение, но не в глобальных масштабах
Осознание своей многозадачности или проактивности, может углубить понимание того, какие навыки вам лучше подтянуть. Помните, что именно навыки дают больше всего пользы при совершенствовании тайм-менеджмента.
Определите и расставьте приоритеты в навыках, которые необходимо улучшить
Хотя это кажется очевидным, ключевой момент здесь - избегать ситуаций, когда усилия слишком тонко распределяются по многим потребностям. Ниже приведены некоторые примеры тактик для улучшения навыков управления временем. Очень важно понимать, что просто применение этих советов - не конечная цель.
Развитие навыков осведомленности
Эффективность отличается от оперативности: в первом случае важно качество результата, а во втором скорость. Но эти качества одинаково важны.
Найдите время максимальной производительности. Разделите свой обычный день на три-четыре временных интервала и в течение недели расположите их в порядке убывания от большего к меньшему.
Относитесь к своему времени как к деньгам. Составьте временной бюджет, в котором подробно описано, как вы тратите часы в течение недели. Разделите время на фиксированное («нужно сделать») и произвольное («хочу сделать»).
Если вам кажется, что вы тратите слишком много времени на какое-то действие, сделайте шаг назад и оцените его важность (например, насколько ценен результат, на кого повлияет и т. д.)
Взгляните на «перспективу будущего». Как задачи, которые вы делаете сейчас, помогут или навредят вам в будущем? Подумайте об этом.
Развитие навыков систематизации
Незнакомые, но важные задачи часто требуют более крутого обучения и более непредсказуемых временных затрат. Развитие навыков систематизации - это не организация вашей работы для лучшего контроля личной жизни. Вам необходимо взять под контроль свою жизнь и структурировать работу вокруг этого.
Расставьте приоритеты. Недостаточно просто перечислить свои задачи, списки дел и встречи
Срочность и важность взаимосвязаны, но имеют разное значение. Срочные задачи требуют немедленных действий, в то время как важные задачи имеют более значительные и долгосрочные последствия. В первую очередь следует выполнять срочные и важные задачи.
Используйте приложение-календарь. Записывайте сроки выполнения задач и встреч, делайте это сразу же, как они поступят.
При составлении планов попросите нейтральную сторону высказать свое мнение о ваших прогнозируемых временных затратах.
Развитие навыков адаптации
Эти навыки проверяются и развиваются в ситуациях, которые включают в себя высокое давление, а иногда даже кризис: задача состоит в том, чтобы справиться с такими ситуациями без стресса.
Попробуйте «накопить привычки». Свяжите тайм-менеджмент с привычками, которые у вас уже есть (например, отслеживайте ежедневный прогресс каждый вечер, когда вы садитесь ужинать).
Когда задачи кажутся непосильными, работайте промежутками в 15–30 минут, чтобы не откладывать на потом.
Поэкспериментируйте с приложениями для отслеживания времени или контрольными списками. Помните, что выгода должна превышать затраты при использовании этих инструментов.
Стремитесь сократить потери времени. Создавайте временные интервалы «не беспокоить» и блокируйте сайты социальных сетей в рабочее время.
Почему управление временем остается такой постоянной и неизменной целью для многих? Ирония заключается в том, что вам нужно хорошо владеть собой, чтобы улучшить навыки тайм-менеджмента. Начните с этих советов и совсем скоро заметите улучшения!