Личный помощник: поддержка во всем

Ранее мы уже описывали процесс взаимодействия удаленных помощников с клиентами в рамках выполнения обязанностей личного ассистента. На самом деле общим является только само название "личный ассистент", а непосредственно рабочие моменты каждый раз уникальны, ведь все зависит от темперамента клиента, его социальных связей, особенностей бизнеса и деловых целей.

Этот материал будет посвящен работе с нашим давним клиентом — первая задача была делегирована ассистентам Смартфилд в апреле 2015 года. Наш клиент проживает в Питере и является владельцем бизнеса в сфере бухгалтерского обслуживания. Это как раз те базовые сведения, которые получает ассистент, только начинающий знакомство с проектом. Однако сейчас, по прошествии трех лет, помощники погрузились не только в бизнес-процесс клиента, но и знают многие детали его жизни, ведь поручения зачастую касаются личных просьб, а не только деловых задач.

Начнем с ключевого бизнес-проекта нашего клиента — это ведение бухгалтерии "под ключ". Как уже стало понятно, бухгалтерию клиент ведет через аутсорсинг. Запросы у всех компаний разные по масштабам погружения и их экономическую деятельность и сложности работ. На данный момент клиент предлагает 3 основных направления услуг:

1. Бухгалтерское обслуживание ООО для малого бизнеса с оптимизацией налогооблагаемой базы. В рамках этого направления удаленный помощник помогает в расчете налогов: НДС, Прибыль, ЕНВД или УСН. Конечно, помимо этого клиент предлагает расчет заработной платы и полную оптимизацию налогооблагаемой базы. Однако это не входит в сферу компетенции нашего специалиста, поэтому такие работы клиент поручает штатному бухгалтеру.
   
   
2. Профессиональное бухгалтерское сопровождение ИП с использованием всех преимуществ рода деятельности заказчика. В данном аспекте на плечи клиента и его подчиненных ложится процесс консультирования по выбору оптимального варианта налогообложения. Ассистент же в свою очередь отвечает, по большей части, за ежеквартальное составление и сдачу отчетов в налоговую и пенсионный фонд и изготовление первичных документов.
   
   
3. Профессиональное бухгалтерское обслуживание НКО с сопровождением коммерческой деятельности. Этой части работ удаленный помощник касается очень опосредованно, преимущественно в вопросах, связанных с первичной документацией и расчетом налогов. Оформление деятельности НКО с учетом ее особенностей на себя берет руководитель организации.
   
   

В целом преимущества фирмы нашего клиента и рычаги давления на пользователей его услуг практически такие же, как и в Смартфилде. Действительно, зачем еще только развивающейся компании или совсем небольшому бизнесу нанимать собственного бухгалтера в штат, оплачивать полный оклад и нервно выискивать задачи на полный рабочий день, если можно отдать бухгалтерию специалистам на аутсорсинг.


Помимо помощи в бизнесе клиент поручает своему личному ассистенту ряд очень интересных и широкопрофильных задач. Например, он просил найти аудиокниги, размещенные в открытых источниках. Если таковых не обнаружится, то клиент будет готов приобрести платные варианты (тут нужно предложить несколько вариантов на выбор). Итак, клиента интересовало сразу 5 книг:

1. Дональд Трамп. Искусство заключать сделки
   
   
2. Харви Маккей. Как уцелеть среди акул
   
   
3. Карл Сьюэлл. Клиент на всю жизнь
   
   
4. Тони Шей. Доставляя счастье
   
   
5. Игорь Манн. Маркетинг на 100%
   
   

Первоначально задача казалась достаточно прозрачной, однако книги находились не просто. В результате ассистент все же нашел все 5 книг, но вместо того, чтобы просто дать ссылки для скачивания, удаленный помощник самостоятельно проверил все ресурсы на надежность, скачал книги, убедился в их соответсвии, после чего "залил" на гугл диск и предоставил клиенту ссылку на него. Предугадывание потребностей клиента — одна из главных задач личного помощника.

Также хочется упомянуть о большом проекте, связанном с созданием лендинга, который ныне активно приносит все больше новых клиентов. В обязанности ассистентов изначально входил поиск разработчика для одностраничного сайта.

Изначально клиент уже имел представление о том, какой сайт он хотел бы видеть. Для визуализации своих желаний он отобрал несколько подходящих вариантов, которые необходимо будет показать будущему исполнителю для ознакомления. В целом требования к сайту в основном касались единства цветового и графического оформления и верстки, т.к. часть работы была уже сделана заблаговременно.

Заказчик попросил своего личного помощника найти несколько вариантов исполнителей, готовых взяться за такую работу, при этом он настаивал на обязательном наличии портфолио. Впоследствии ассистент договаривался с кандидатами, одобренными клиентом, на скайп-собеседование. В результате было проведено 4 беседы, по результатам которых определился исполнитель.

Однако работы по сайту были продолжены: когда завершилась работа над формой было принято перейти к содержанию — клиент попросил найти фрилансера-копирайтера, умеющего писать качественные продающие тексты. Обязательным требованием было наличие портфолио и рекомендаций относительно роста конверсии вследствие работ с текстом в предыдущих проектах. Помимо этого желателен был опыт в написании текстов по продаже бухгалтерских услуг. Как ясно из требований, эта задача оказалась совсем не из простых.

В ходе ее выполнения были размещены объявления на сайтах для фрилансеров, подробно изучены полученные отклики и проведена выборка 5 лучших кандидатов. Клиенту были отправлены контактные данные исполнителей и ссылки на их портфолио.

Финальная задача, связанная с сайтом, касалась поиска специалиста по контекстной рекламе. Необходимо найти исполнителя, который работает по фиксированной ставке, а готов получать деньги за конкретный результат. Всего было отобрано 19 кандидатов, каждому из которых ассистент направил письмо с детальными вопросами. Вся информация по кандидатам была сгруппирована в виде сводной гугл-таблицы и направлена клиенту для ознакомления и принятия решения.

Помимо этого в рамках работы с этим клиентом удаленный помощник делал конспекты из аудиозаписей, заказывал печать визиток в предварительно найденной типографии, писал деловые письма. Конечно, часть задач делегировалась другим асситентам, например, создание презентаций, работа с графикой и т.д. Ключевой принцип работы в Смартфилде — это определение сильных сторон сотрудников и применение усилий для их развития.


Даже если ваши задачи кажутся вам сложными, непонятными и трудно выполнимыми, обратитесь за консультацией к менеджерам Смартфилда, и, возможно, скоро и у вас будет личный удаленный ассистент.