Личный помощник всегда рядом

Наверняка, все помнят яркий образ ассистентки из фильма "Дьявол носит Prada". Хотя, возможно, сейчас больше на слуху помощница Тони Старка, более известного как "Железный человек". На первый взгляд может показаться, что это относится к американским реалиям, хотя это не совсем так.

Удаленные ассистенты позиционируют себя как личные помощники. Конечно, они не смогут бегать по издательствам в поисках еще не опубликованной рукописи последней книги о Гарри Поттере, как это делала героиня Энн Хэтэуэй, однако вполне могут позвонить литературному агенту, чтобы уточнить все необходимые условия.

Итак, с самого старта в нашу компанию приходили клиенты, которые искали себе личного ассистента. Правда, спектр полномочий всегда был разным: кому-то был необходим секретарь, а кому-то — помощник для планирования дня.

В этой статье хотелось бы рассказать об опыте с двумя клиентами, в работе с которыми получилось максимально реализовать потенциал удаленного личного ассистента. Оба клиента заняты в сфере бизнеса, являясь одновременно как руководителями ведущих отделов компаний, где они работают, так и генераторами идей и собственных коммерческих проектов, в реализации которых им оказывают помощь ассистенты.

Очевидно, что в рамках плотного делового взаимодействия с клиентом не приемлема смена исполнителя. Поэтому для установления долгосрочных деловых отношений делается упор на подбор подходящего помощника. Тут оценивается целый ряд факторов: нужно учесть личные характеристики и темперамент как клиента, так и ассистента, уделить внимание сильным сторонам исполнителя и соотнести их с запросами клиента. В целом выбирается максимально подходящий для этих задач ассистент, после чего он закрепляется за клиентом.

Важной частью полномочий ассистентов, работающих с такими клиентами, является планирование дня. Но для того чтобы планировать чужой день, необходимо быть максимально внимательным к распорядку дня собственного. Будни таких ассистентов начинаются с проверки и сверки плана на день. Обычно данные о распорядке дня руководителя ассистенты фиксируют в google-календаре, Todoist или OutLook. Такие форматы максимально подходят для оповещения руководителя об изменениях и о согласовании распорядка дня.

Второй момент, на котором хотелось бы остановиться, это назначение встреч. Казалось бы, нет ничего сложного: просто связаться с деловым партнером и назначить время и место. Однако за этим простым действием тянется ряд необходимых к исполнению деталей: нужно известить клиента об изменениях в графике, внести важную информацию в календарь, составить максимально быстрый и удобный маршрут до места встречи, напомнить о документах, которые надо взять с собой и, возможно, оказать помощь в подготовке к встрече.

Следующий блок — это выполнение деловых поручений руководителя: помощь в подготовке презентации, подготовка несложных договоров, ведение документации. Конечно, акценты всегда ставятся на тех аспектах деятельности, которые являются максимально важными в те или иные рабочие циклы руководителя. Здесь, естественно, встречаются рутинные задачи: сортировка документов, работа с большим объемом числовых данных и т.д. Впрочем, бывают и креативные, связанные с подготовкой и обоснованием проектов различного масштаба. Или, например, ассистента могут попросить вслух прочесть статью, т.к. руководитель не успевает сам это сделать, а она необходима для проведения встречи. К слову, сюда же стоит отнести прием звонков и сопутствующую фиксацию информации, которые обычно входят в обязанности офисного секретаря.

И, наконец, обратимся к самому интересному блоку заданий — это личные поручения руководителя. Без особого преувеличения скажем, что это может быть практически все, что угодно. Чтобы не быть голословными, расскажем про несколько поручений, которые выполнил за последние пару недель ассистент.

Клиент внимательно следит за своим здоровьем, периодически проходит профилактические проверки. Правда, этот клиент имеет плавающий ненормированный график работы, в связи с чем возникают постоянные сложности с записью к специалистам. Именно в мониторинге графика врачей, соотнесении "окон" медицинских работников и клиента и записи на прием заключается, на первый взгляд, небольшая, но по факту очень сложная и важная задача ассистента.
Для руководителя крайне важно личное развитие: посещение образовательных мероприятий, чтение книг. Правда, зачастую это мероприятия, билеты на которые могут закончиться в широкой продаже, или книги, не перевыпускаемые уже лет 10. Обычно именно такие непростые задачи переходят ассистенту, который должен мониторить новые поступления, списываться с букинистическими лавками и связываться с организаторами мероприятий.
Организация периодических деловых поездок и приятных путешествий также является обязанностью ассистента. Нужно найти максимально дешевые билеты, учесть число и сроки пересадок, найти отель, выбрать ресторан в незнакомом городе, забронировать столик и даже определиться с меню.
Заказ и покупка товаров — тоже неотъемлемая часть рабочих будней. Нужно найти среди многообразия вариантов оптимальную модель (будь то вытяжка, шредер, новый пуховик или букет цветов для девушки), согласовать выбор с клиентом, определиться с магазином, предлагающим лучшие условия по цене и доставке, после чего уже оформить заказ с учетом графика руководителя.

И это лишь первые пришедшие на ум поручения, а ведь они меняются изо дня в день, иногда удивляют своей простой, а иногда, напротив, могут поставить в тупик даже самого искушенного удаленного помощника.

Сейчас, когда у нашей компании накопилось уже достаточно опыта для ведения работы с самыми разными клиентам, мы можем с уверенностью сказать, что в основе работы личного удаленного ассистента лежит молниеносное исполнение текущих поручений с предугадыванием последующих задач и пожеланий руководителя.

Мы экономим ваше время и делаем это профессионально.